Le Bring Your Own Device (BYOD) est-il adapté pour mon entreprise ?

Le Bring Your Own Device (BYOD) consiste à permettre ou demander aux collaborateurs de l’entreprise d’utiliser leurs smartphones personnels pour leurs usages professionnels. 

Il ne s’agit pas d’un sujet à prendre à la légère étant donné qu’il peut avoir un impact important sur l’entreprise.

Dans cet article vous retrouverez :

  • Les enjeux liés à la mise en place du BYOD
  • Un focus sur le BYOD et la protection des données
  • Un focus sur le BYOD et le respect du droit à la déconnexion
  • La pertinence de l’adoption du BYOD selon la typologie de votre entreprise 
  • Notre checklist pour accompagner la mise en place du BYOD

Ainsi, vous aurez tous les éléments à disposition pour voir s’il est pertinent de mettre en place le BYOD dans votre structure et si oui, comment cela doit être fait.


Quels sont les enjeux du BYOD ?

La mise en place d’une politique de Bring Your Own Device regroupe de nombreux enjeux allant de considérations légales à des considérations techniques portant sur le choix du matériel.

Le cadre légal

Le droit du travail impose à l’employeur de fournir à ses employés les moyens nécessaires à l’exécution de leurs tâches professionnelles.

Le cadre légal ne contraint pas à une participation que ce soit sur l’achat du téléphone ou le les charges liées à celui-ci (facturation du forfait/réparations …), cela fait donc du BYOD une solution souple pour l’entreprise.

D’un point de vue légal, il faut également tenir compte du respect au droit à la déconnexion ainsi que la protection des données, sujets que nous développons plus bas dans cet article.

Le choix du matériel 

Selon le type de collaborateurs, le choix du matériel peut être extrêmement important, les caractéristiques techniques du smartphone devant tenir compte des spécificités de chaque métier.

Par exemple, un technicien intervenant sur le terrain aura souvent besoin d’un téléphone résistant, car son smartphone peut être amené à absorber des chocs sur le lieu d’intervention. Tandis qu’un community manager aura besoin d’une bonne qualité d’appareil photo afin de prendre les photos du stand de l’entreprise, lors du dernier salon, afin de fournir en contenu les réseaux sociaux de l’entreprise.

La politique de BYOD va influencer deux critères principaux liés au choix du mobile :

  1. Le modèle correspondant aux besoins personnels du collaborateur ne sera pas forcément adapté à ses besoins professionnels. 
  2. Le mobile communique une certaine image de la société. Par exemple lors d’un rendez-vous commercial auprès d’un client :
Alternative, dans le cas d'une flotte de terminaux gérés à l'entreprise :
L'entreprise peut sélectionner le terminal le plus adapté pour chacun de ses collaborateurs.


La gestion des sinistres

Lors de l’utilisation du smartphone, que ce soit dans le cadre professionnel ou personnel, il peut arriver que celui-ci soit cassé, perdu ou volé. Le smartphone étant un outil de travail important, ces sinistres vont impacter la productivité du collaborateur.

Ainsi, en l’absence d’une politique de gestion de sinistres, les collaborateurs peuvent être amenés à garder un matériel défectueux, par manque de temps, parce qu’ils pensent que ce n’est pas nécessaire ou trop cher. 

Par conséquent, il n’est pas rare de rencontrer les situations suivantes, qui peuvent avoir des effets directs sur le collaborateur ou sur l’entreprise :

  • Écran cassé : ne donne pas une bonne image de l’entreprise en rendez vous client par exemple
  • GPS non fonctionnel : difficile de se déplacer sans GPS, surtout pour un commercial !
  • Batterie qui se décharge rapidement : le téléphone doit rester constamment branché sur secteur pour fonctionner. Pas idéal pour un téléphone sans fil ! 

Comme le smartphone appartient au salarié, il est difficile de lui imposer une résolution rapide de ce problème. Il faut donc le sensibiliser sur l’importance d’avoir un téléphone toujours fonctionnel.

Alternative, dans le cas d'une flotte de terminaux gérés à l'entreprise :
La société peut disposer de terminaux supplémentaires en stock ou d'un service lui permettant de recevoir des terminaux de remplacement très rapidement.


La politique de remboursement

Avoir un smartphone représente un coût pour le salarié.

L’entreprise n’est pas tenue de rembourser le matériel ou le forfait du collaborateur dans le cas du BYOD. Cependant il est répandu et opportun de prendre en charge une partie du forfait téléphonique. Il est aussi possible de financer des équipements de protection afin de limiter la probabilité de sinistres.

Alternative, dans le cas d'une flotte de terminaux gérés à l'entreprise :
La société peut décider d'acheter ses terminaux (ce qui peut représenter un investissement) ou de les
louer (ce qui étale l'impact sur la trésorerie).


Une attention particulière à la protection des données 

Le téléphone personnel utilisé dans un contexte professionnel contient à la fois des données personnelles et professionnelles.

Du point de vue de la protection des données personnelles en lien avec la RGPD, la CNIL rappelle que l’employeur est tenu responsable de la sécurité des données personnelles de son entreprise, cela comprend également le stockage des données sur le matériel informatique personnel des collaborateurs. 

Il faut garder à l’esprit qu’en cas de connexion à distance au système d’information de l’entreprise avec l’appareil personnel de l’employé, c’est à l’entreprise de sécuriser l’accès. En cas d’atteinte à l’intégrité du système d’information (virus, cyberattaque) rien ne peut être reproché au collaborateur.

L’entreprise doit être particulièrement prudente sur les garanties pour respecter la vie privée de ses collaborateurs, dans le cas du recours au BYOD. Et pour cause, il est interdit d’utiliser des mesures de sécurité restrictive entravant l’usage du smartphone dans le cadre privé. Tout accès aux contenus privés stockés est également interdit. 

En cas d’effacement à distance de données sur le smartphone, il est seulement possible de supprimer les fichiers liés à l’activité de l’entreprise, mais en aucun cas d’effacer l’ensemble des données du téléphone (factory reset). C’est ce que permettent les solutions de Mobile Device Management (MDM).

De plus, comme il est difficile de contrôler les données sur un appareil personnel et que la frontière est floue, il y a fort à parier qu’un commercial stockera les numéros de ses prospects dans son répertoire personnel plutôt que sur un espace dédié à son entreprise... 

Alternative, dans le cas d'une flotte de terminaux gérés à l'entreprise :
Toutes les données peuvent légalement être effacées, ce qui simplifie techniquement cette gestion des données.


Une difficulté à séparer les usages professionnels des usages personnels

Le droit à la déconnexion a été créé dans l’optique de limiter les phénomènes de burn-out en permettant aux salariés de concilier vie privée et vie professionnelle. Ainsi, il encadre la possibilité de se déconnecter des outils numériques de l’entreprise en dehors des horaires de travail (soirée, RTT, week-ends …).

Cet encadrement prend la forme d'une charte régissant les usages numériques de l’entreprise ainsi que, pour les entreprises de plus de 50 salariés, la mise en place des d’«instruments de régulation de l'outil numérique».

Avec le BYOD il est en effet compliqué de séparer vie privée et vie professionnelle étant donné que les notifications et contenus se retrouvent mélangés sur le même appareil. Le salarié peut donc être amené à recevoir des notifications liées à son activité professionnelle le week-end. 

Dans le cas d’une organisation en BYOD, l’entreprise doit donc adapter sa charte informatique ainsi que les contrats de travail de ses collaborateurs afin de bien encadrer les pratiques dans l’optique de respecter les recommandations de la CNIL ainsi que le droit à la déconnexion. 

Infographie droit à la déconnexion Strapp


Une démarche de séparation entre vie privée et vie professionnelle a du sens et pour cause, une étude s’intéressant à l’impact du BYOD a démontré que sans les bons process en place, la flexibilité permettant d’être joignable à tout moment hors des heures de bureau, peut conduire à une surcharge de travail. D’autre part, la séparation entre vie privée et professionnelle est avancée comme solution pour éviter d’augmenter le stress lié au travail (International Journal of Electronic Commerce, 2012). 

Il ressort que sans une politique élaborée, le BYOD peut avoir des conséquences négatives affectant le bien-être et la qualité du travail produit par le collaborateur. 

Alternative, dans le cas d’une flotte de terminaux gérés à l’entreprise :
Il est plus simple de couper avec son travail le soir ou le WE quand on a un smartphone professionnel qu’on peut éteindre et laisser dans son sac.


Le BYOD, pour quelle entreprise ?

Comme vous l’aurez compris, l'adoption du BYOD comme politique de parc de smartphone pour l’entreprise comporte plusieurs avantages ainsi que des inconvénients. 

Afin de vous aider à y voir plus clair voici les conseils de Strapp en fonction de la typologie de votre structure :

Tableau comparatif BYOD Strapp


Bien entendu ces critères sont à pondérer en fonction de l’usage du smartphone et de son importance pour l’entreprise. Dans le cas d’une entreprise avec de nombreux commerciaux ou techniciens mobiles, les considérations ne seront pas les mêmes que dans un cabinet de développement informatique où l’essentiel des collaborateurs n'établit pas de contact direct avec les clients.


Vous souhaitez mettre en place une politique de BYOD ? Voici notre checklist :

Comme vous avez pu le voir au long de cet article, la mise en place d’une politique de BYOD n’est pas adaptée à toutes les entreprises et comporte de nombreux points de vigilance. 

Si vous faites partie des structures pour lesquelles cette politique représente plus d’avantages que d’inconvénients ou bien que vous souhaitez tout simplement mieux l’encadrer, voici notre checklist :

Point principal : le BYOD repose sur une plus grande autonomie des salariés sur le choix de leur smartphone et son utilisation, il est donc primordial de les encadrer et de bien les informer pour faire du smartphone un réel outil de productivité professionnelle. 

Informer 
  1. Adapter la charte informatique afin d’encadrer les usages professionnels sur le téléphone personnel du collaborateur et assurer le droit à la déconnexion
  2. Effectuer une simple déclaration de gestion du personnel auprès de la CNIL « incluant le traitement des données personnelles pour assurer la sécurité et le bon fonctionnement des systèmes d’information »
  3. Adapter la politique d’information de l’entreprise afin de limiter les sources de stress liés au BYOD
Matériel 
  1. S’assurer que le matériel utilisé par les collaborateurs renvoie une bonne image de l’entreprise 
  2. S’assurer que le matériel est adapté aux usages des collaborateurs 
  3. Mettre en place des solutions logistiques pour limiter l’impact des sinistres. Il peut aussi être fourni du matériel de protection des smartphones pour limiter les risques de casse
Gestion des données
  1. Mettre en place des process avec le service informatique afin de cadrer l’usage des données professionnelles
  2. Séparer les données professionnelles et personnelles et ne pas mettre en place de mesures restrictives à l’usage du téléphone ou d’accès à distance aux données personnelles du collaborateur. Mettre en place un MDM peut venir compléter ce point


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